Chez LabSoft, experts en développement d’intranets avec Drupal, nous savons qu’un cahier des charges bien rédigé est la clé pour réussir un appel d’offres pour la réalisation d’un intranet. Ce document permet de définir clairement les attentes, les objectifs et les contraintes du projet, tout en facilitant la communication avec les prestataires comme nous. Nous détaillons ici les éléments essentiels à inclure dans un cahier des charges pour garantir un intranet performant, sécurisé et adapté à votre entreprise.
Pourquoi un cahier des charges est crucial ?
Un cahier des charges intranet agit comme une feuille de route pour le projet. Il aligne les attentes du client et du prestataire, réduit les malentendus et permet d’évaluer les propositions techniques. En incluant des informations précises, vous maximisez vos chances d’obtenir un intranet qui répond à vos besoins tout en respectant votre budget et vos délais.
Les Éléments Clés à Inclure dans le Cahier des Besoins
Voici les composantes essentielles d’un cahier des charges pour un appel d’offres intranet, avec des conseils pour chaque section :
1. Contexte et objectifs du projet
Description : Présentez votre entreprise, son secteur d’activité et le contexte du projet (par exemple, remplacement d’un intranet obsolète ou création d’un nouvel outil).
Détails à inclure :
Objectifs principaux (ex. : améliorer la collaboration, centraliser les documents).
Public cible (employés, partenaires, départements spécifiques).
Problématiques actuelles (ex. : manque d’ergonomie, lenteur).
Exemple : « Notre PME de 200 employés souhaite un intranet pour optimiser la communication interne et gérer les processus RH. »
2. Fonctionnalités attendues
Description : Listez les fonctionnalités spécifiques que l’intranet doit offrir.
Détails à inclure :
Gestion des utilisateurs (rôles, permissions, authentification SSO).
Gestion de contenu (actualités, documents, multilingue).
Outils collaboratifs (calendrier, forums, tâches).
Recherche avancée, formulaires personnalisés, tableaux de bord.
Intégrations (CRM, ERP, outils comme Slack ou Microsoft Teams).
Conseil : Priorisez les fonctionnalités (indispensables vs optionnelles).
3. Exigences techniques
Description : Précisez les contraintes techniques et les technologies souhaitées.
Détails à inclure :
Plateforme préférée (ex. : Drupal, autre CMS, ou sans préférence).
Hébergement (interne, cloud, SaaS).
Compatibilité mobile (responsive design, PWA).
Normes de sécurité (GDPR, chiffrement, sauvegardes).
Intégration avec des systèmes existants (API, bases de données).
Exemple : « L’intranet doit être développé avec Drupal 11, hébergé sur AWS, et respecter les normes WCAG 2.1 pour l’accessibilité. »
4. Contraintes d’ergonomie et de design
Description : Définissez les attentes en matière d’expérience utilisateur (UX) et d’interface (UI).
Détails à inclure :
Charte graphique (couleurs, logo, typographie).
Accessibilité (ex. : conformité WCAG pour les malvoyants).
Navigation intuitive et personnalisation (ex. : tableaux de bord par utilisateur).
Conseil : Fournissez des maquettes ou des exemples de sites appréciés.
5. Contraintes de performance et de scalabilité
Description : Spécifiez les attentes en termes de vitesse et de capacité.
Détails à inclure :
Temps de chargement maximal (ex. : <2 secondes).
Capacité à gérer un nombre d’utilisateurs simultanés (ex. : 500 utilisateurs).
Gestion des pics de trafic.
Exemple : « L’intranet doit supporter 1 000 connexions simultanées avec un temps de réponse inférieur à 1 seconde. »
6. Sécurité et conformité
Description : Détaillez les exigences pour protéger les données sensibles.
Détails à inclure :
Protocoles de sécurité (HTTPS, 2FA, gestion des sessions).
Conformité réglementaire (GDPR, ISO 27001).
Gestion des sauvegardes et plan de reprise après sinistre.
Conseil : Mentionnez si des audits de sécurité sont requis.
7. Planning et délais
Description : Indiquez les échéances du projet.
Détails à inclure :
Date de lancement souhaitée.
Étapes clés (ex. : maquettes, développement, tests, déploiement).
Période de maintenance post-lancement.
Exemple : « L’intranet doit être opérationnel d’ici 6 mois, avec une phase de test de 4 semaines. »
8. Budget prévisionnel
Description : Fournissez une fourchette budgétaire pour guider les prestataires.
Détails à inclure :
Budget global ou par phase (développement, maintenance).
Modalités de paiement (ex. : acompte, facturation par étape).
Conseil : Soyez réaliste pour attirer des propositions pertinentes.
9. Modalités de support et maintenance
Description : Précisez les besoins après le lancement.
Détails à inclure :
Niveau de support (horaires, SLA).
Fréquence des mises à jour (ex. : Drupal core, modules).
Formation des administrateurs ou utilisateurs.
Exemple : « Support 24/7 avec un temps de réponse de 4 heures pour les incidents critiques. »
10. Critères d’évaluation des propositions
Description : Indiquez comment vous évaluerez les offres.
Détails à inclure :
Poids des critères (coût, expertise, délais, références).
Documents requis (portfolio, plan projet, CV des développeurs).
Conseil : Mentionnez si vous privilégiez l’expérience Drupal.
Conseils pour un cahier des charges efficace
Clarté et précision : Évitez les termes vagues ; utilisez des exemples concrets.
Flexibilité : Laissez une marge pour les suggestions des prestataires.
SEO interne : Si l’intranet inclut une recherche, mentionnez des modules comme Search API pour optimiser la découverte de contenu.
Collaboration avec le prestataire : Chez LabSoft, nous accompagnons nos clients pour affiner leur cahier des besoins, en proposant des solutions Drupal adaptées.
Lancez votre intranet avec succès
Un cahier des charges intranet bien construit est la première étape vers un intranet performant et adapté à vos besoins. En incluant ces éléments essentiels, vous maximisez vos chances d’attirer des prestataires compétents comme LabSoft, spécialisés en développement Drupal.
Notre équipe vous accompagne dès l’élaboration du cahier des charges jusqu’au déploiement de votre intranet.